Transferindo atividades administrativas

Se você é o criador da sua empresa e agora necessita entregar as tarefas administrativas para outra pessoa, leia este texto e entenda quando e como transferir tais responsabilidades. Comentário: Hugo Santos

PMEs: Quando e como transferir a administração para outra pessoa

Fonte: Portal Administradores / Vagner Miranda

Os desafios que o administrador de uma empresa enfrenta são muitos e alguns são específicos e comuns em empreendimentos de pequeno e até de médio porte. Nelas, é normal que o próprio dono atue como o principal administrador, já que foi ele quem criou, desenvolveu os processos e conhece melhor o negócio – o que acaba provocando seu envolvimento com o planejamento, estruturação, organização, avaliação da performance e até execução das atividades.

Por muitas vezes as circunstâncias existentes criam a necessidade do dono do negócio manter-se como o administrador da empresa, mesmo que esse não seja seu forte, que ele não goste de desempenhar a função e não seja o mais interessante para o negócio.

Para poder se dedicar ao que tem vocação e que normalmente é a maior causa do sucesso da empresa, é preciso muita perspicácia do proprietário para que desde cedo se preocupe em criar as condições que permitirão que ele transfira a administração da empresa para um terceiro, tendo a certeza que terá como manter o controle das ações.

Tomar a decisão de transferir o comando da empresa é um passo muito importante e existe a forma certa e o momento ideal para ser praticada. A transmissão do comando deve ser feita de forma plena, o que corresponde a delegar não apenas responsabilidade, mas também autoridade ao novo administrador que irá passar a gerir a empresa à sua maneira, porém perseguindo os objetivos traçados com o dono do negócio.

O momento de se fazer isso é quando tudo o que for impactado de alguma forma pela mudança estiver devidamente preparado e adequado para a nova situação. As pessoas, incluindo o novo e o antigo administrador, são os que mais precisam estar preparados para essa mudança, sob vários aspectos. O principal deles está relacionado com a necessidade de respeito às regras de conduta que vão garantir a legitimidade a todas as decisões tomadas na empresa nesse novo cenário.

Deixando preparadas as pessoas diretamente envolvidas na transição, o mais importante passa a ser a criação dos mecanismos de controle interno que darão ao dono da empresa a convicção que ele continuará tendo o domínio da situação. A implantação e utilização de bons controles internos é um dos meios que pode contribuir significativamente para que a transferência do comando da empresa ocorra dentro de um ambiente seguro.

Ter bons controles internos funcionando é importante para empresas de todos os tamanhos e em todas as fases de sua existência. Entretanto, quando se fale em controle, logo se pensa na existência de variados tipos de mecanismos voltados para garantir que as metas sejam atingidas, que o patrimônio fique protegido e que o custo e a dificuldade de implementação, manutenção e respeito a eles são fatores impeditivos. Nem tanto.

O administrador de qualquer tipo e tamanho de empresa precisa compreender que os relatórios produzidos a partir do sistema de contabilidade, que legalmente deve ser mantida funcionando pela empresa, podem funcionar bem como instrumentos de controles interno. Os relatórios gerados pela contabilidade permitem controlar as contas bancárias, acompanhando a entrada e saída de dinheiro e os estoques, permitindo saber se o valor investido está adequado. Tem-se também um controle das contas pagar e a receber, analisando os prazos e datas de pagamentos e recebimentos. Além disso, a contabilidade acompanha o pagamento de salários, impostos, empréstimos, receitas e despesas, dentre outras funções.

Uma vez percebida a utilidade da contabilidade como instrumento de controle interno há mais um motivo para os donos e administradores das empresas insistirem e investirem na manutenção de um sistema de contabilidade que funcione e disponibilize informações em tempo hábil. Delegar a administração a outra pessoa pode significar também mais tempo para fazer a empresa crescer e prosperar. Vale a pena investir.

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